Para melhorar qualidade, grupo de estudos trabalha no mapeamento de processos administrativos
Para alcançar a excelência também na área administrativa e melhorar ainda mais a qualidade dos serviços oferecidos, o Colégio Loyola investe em uma nova formalização dos processos internos.
A partir da experiência do Setor de Tecnologia da Informação com o Business Process Management (BPM) na documentação de procedimentos, formou-se um grupo de estudo que tem por objetivo organizar a rotina de atividades da área administrativa, de modo que, formalizada, ela possa ter seu desempenho mensurado.
Os Setores de Tecnologia, Contabilidade, Tesouraria, Secretaria Geral, Compras, Apoio Tecnológico e Comunicação são os pioneiros na aplicação dessa técnica. Os chefes de cada setor se encontram uma vez por mês, debatem os processos e estabelecem algumas metas para a reunião seguinte. Para o chefe de TI, Marco Polo Araújo, “Os processos costumam ficar implícitos no setor, mas, uma vez explícitos, eles podem ser melhorados continuamente”, explica. Elisa Vasconcelos, Diretora Administrativa do Colégio, completa: “É uma ferramenta flexível, aderente a qualquer área das instituições onde haja fluxo de trabalho e traz consigo a possibilidade da identificação de melhorias de forma dinâmica”.
A expectativa é de que, após concluída a implantação, seja possível perceber os benefícios da disseminação do conhecimento dos processos administrativos e a harmonia e o bom andamento dos fluxos de trabalho. "A utilização da ferramenta proporcionará um salto qualitativo, trazendo a possibilidade da gestão do conhecimento e da inteligência da área administrativa da escola. O desenho dos fluxos e a instrumentalização dos processos corporativos concorrerão para maior produtividade e excelência na gestão do tempo e dos recursos”, finaliza Elisa.
